Pour un médecin travaillant seul à son cabinet, gérer son agenda, les appels de ses patients, les démarches administratives… sont des tâches qui empiètent sur son temps de travail. S’il ne souhaite pas engager un secrétaire (et devoir s’acquitter des contraintes d’espace et de budget que cela implique), recourir au télésecrétariat médical est une excellente alternative. Cependant, rechercher ce type de secrétaire indépendant n’est pas chose facile, surtout à cause du foisonnement des offres disponibles sur la toile. Afin de faire le bon choix lors de la sélection du prestataire en télésecrétaire médical, voici les éléments importants à considérer.
Les avantages de recourir au télésecrétariat médical
Avant de parler des critères à considérer pour choisir son prestataire en télésecrétariat médical, il convient de comprendre les principes de ce type de service et ses principaux avantages. Le télésecrétariat est un moyen innovant pour les professionnels de la santé d’organiser leur secrétariat.
Comme son nom le laisse entendre, le télésecrétariat médical consiste à effectuer à distance les diverses tâches du secrétaire classique. Que ce soit dans un cabinet, un hôpital ou une clinique, le télésecrétaire médical se charge de la gestion des appels des patients, de l’agenda du ou des praticiens, des prises de rendez-vous et des diverses démarches administratives.
Les principaux avantages de recourir au télésecrétariat médical résident essentiellement dans le gain de temps que cela offre au praticien. En effet, celui-ci pourra se concentrer sur la consultation de ses patients, sans avoir à s’occuper des tâches annexes comme répondre au téléphone ou encore planifier les rendez-vous.
En outre, le praticien n’aura pas à se soucier des différentes contraintes liées à l’embauche d’un secrétaire en interne, comme le matériel de bureau, le salaire, les congés… Enfin, faire appel à un télésecrétaire médical permet de bénéficier d’un service de qualité, comme une meilleure organisation de l’agenda du praticien et des rendez-vous des patients, un accueil téléphonique permanent et personnalisé, etc.
Les critères clés pour choisir son prestataire en télésecrétariat médical
Aujourd’hui, on retrouve de nombreuses offres de télésecrétariat médical sur Internet. Il faut toutefois savoir que tous les prestataires ne se valent pas et il est donc important de faire le bon choix pour bénéficier des meilleurs services. Pour ce faire, voici les critères clés à prendre en compte pour choisir son prestataire en télésecrétariat médical :
La spécialisation du télésecrétariat
Il est à noter qu’il existe deux types de prestataires en télésecrétariat : ceux qui s’adressent à tous les secteurs d’activités et ceux qui sont dédiés aux professionnels du médical/paramédical. Ce sera ce deuxième type de prestataire en télésecrétariat qu’il faut privilégier étant donné que la formation suivie par ses télésecrétaires est orientée vers la branche médicale.
La flexibilité du service de télésecrétariat médical
Il est toujours plus judicieux de se tourner vers une offre modulable, car les cabinets n’ont pas forcément les mêmes besoins. Effectivement, il peut arriver que le praticien n’ait pas besoin des services du télésecrétaire pendant certains jours de la semaine ou à certaines périodes de l’année. Le prestataire en télésecrétariat médical doit donc être en mesure de s’adapter aux besoins du cabinet, notamment une flexibilité en termes de temps.
La qualité des outils utilisés
Disposer des outils technologiques est essentiel pour une bonne organisation entre secrétaires et médecins. Le télésecrétaire se doit, notamment, d’utiliser des outils collaboratifs et sécurisés, comme la prise de rendez-vous par Internet, l’agenda partagé… pour faciliter la collaboration entre les deux parties.
La transparence sur la qualité des services
Il est important de vérifier la transparence du prestataire en télésecrétariat médical concernant la qualité de ses services. Il vaut mieux choisir des prestataires qui mettent en avant des éléments qui rassurent sur la qualité de leur prestation, à l’instar des avis clients, l’ancienneté…
